Officials bereiden zich ook voor op de wedstrijd waar zij in dienst van de KNHS aantreden. Net als deelnemers veel tijd besteden aan hun voorbereiding, doen officials dit ook.
Verenigingen benaderen de official.
Verenigingen benaderen de official. Meestal gebeurd dit door het versturen van een email met uitnodiging waar de organisatie vermeldt wordt. Minder vaak, maar het gebeurd nemen ze persoonlijk contact op door de official te bellen en uit te nodigen. En tegenwoordig sturen ze ook een WhatsApp bericht met een uitnodiging.
De official reageert op een oproep van een organisatie op Facebook.
Op Facebook zijn een aantal pagina’s waar men berichten kan plaatsen en zo officials kan benaderen. En dan is het snel reageren als je die wedstrijd wilt en kunt, want er zijn zomaar nog 20 anderen die ook willen! Het voordeel van deze pagina vindt ik dat organisaties zo ook eens juryleden uitnodigen, die ze anders misschien niet zouden uitnodigen. Het nadeel vindt ik ervan dat het soms wat gemakzuchtig over komt. De jury mag niet meer dan 30 kilometer declareren, moet tijdens een bepaald tijdvak beschikbaar zijn.
Dan komt er communicatie op gang.
Vaak is het zo dat de vereniging de official per email de afspraak bevestigd en dan houdt het contact even op. Tot ongeveer een week voor de wedstrijddag. Dan stuurt de vereniging de voorlopige startlijst toe. Deze controleer je als official op deelnemers. Je mag namelijk geen familieleden en lesklanten beoordelen. Zelf kijk ik of ook nog of er ruiters deelnemen die ik goed ken zodat ik hen kan inlichten dat hun proef door mij beoordeeld zal worden. Dan is de keuze aan zo’n ruiter om wel of niet bij mij in de ring te starten. Ik bekijk ook direct de route. Dan weet ik hoeveel tijd ik aan reizen moet besteden, kan ik plannen hoe laat ik weg ga die dag en inschatten hoe laat ik ongeveer thuis zal zijn.
Voorbereidingen: Bekijken welke proeven je gaat beoordelen.
Ik bekijk ook direct welke proeven ik ga beoordelen. Het is de taak van de official om de proef te kennen. Op een gegeven moment ken je ze allemaal wel. Maar het is toch fijn om de proef toch even in te kijken voordat je straks in de juryruimte plaats neemt. Hoe ik zo’n proef doorneem laat ik jullie zien!.
De dag voor de wedstrijd.
De dag voor de wedstrijd bekijk ik of er nog wijzigingen zijn op de startlijst. Vaak sturen organisaties de definitieve startlijst ook nog per email naar de official. Ik controleer altijd mijn jury tas en zorg ervoor dat mijn tablet en accu opgeladen zijn.
Op de wedstrijd aangekomen.
Meld de official zich bij het secretariaat. Meestal ontvang ik dan direct de protocollen. Ik controleer deze altijd! Ik kijk of ze op volgorde van de startlijst liggen. Maar ook controleer ik of mijn officialgegevens correct geprint zijn. Dit wil nog wel eens mis gaan. Op mijn startlijst markeer ik elke deelnemer waar ik een andere proef moet beoordelen. Zo kan ik heel snel zien wanneer ik een andere proef moet opzoeken terwijl mijn schrijver de punten optelt. Hiermee voorkom ik dat de wedstrijd teveel uitloopt en ik de deelnemer met een andere proef dan zijn of haar voorganger met alle aandacht kan beoordelen. Niets is zo vervelend als erachter komen dat je de verkeerde proef voor je neus hebt.
